Effective Email Writing на компьютер

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронных писем является важным аспектом делового общения. И благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями написанного слова, это может стать ежедневной борьбой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей отвечать или затрагивать потенциально деликатный вопрос. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичные ошибки, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня для продвижения вперед.
Каждое письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: строка темы, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в случае любой письменной формы профессионального общения, есть правильный способ сделать это и стандарты, которым нужно следовать. Вот как правильно написать письмо:

1 сюжетная линия
Строка темы может быть самой важной частью письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу письма. Но если вы отправляете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также установить ожидания относительно того, что прилагается. С другой стороны, неправильно созданная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может удержать читателя и привести к тому, что ваша электронная почта окажется в папке спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной сюжетной линии, чем на [body], потому что, если они не открывают письмо, это не имеет значения», - говорит Коул Шафер, основатель и руководитель копирования Honey Copy.

2 открывалки
В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы подтвердить читателю, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбрасывать новичка (а также закрытие). Хотя на первый взгляд это может показаться ошибкой, это говорит о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Тело
Тело письма является основой вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение обратной связи по презентации или организацию встречи с новым клиентом. Это также должно быть кратким. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не просматривать и рисковать пропуском важной информации. Если можете, сведите к нескольким предложениям.

А для электронных писем, которые требуют большей длины и детализации, держите их как можно более сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », - говорит Шафер.

4 закрытия
Точно так же, как вы хотите, чтобы все началось с приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написание дружеского подтверждения. И есть множество вариантов на выбор.